Lees voor

Van aanvraag tot evenement

Na het indienen van een vergunningaanvraag komt er niet automatisch een vergunning. Zoals te zien is in het schema op de homepage moet eerst een en ander gebeuren voordat een vergunning afgegeven kan worden. Hoe en of er een vergunning wordt afgegeven is aan de gemeenten. Iedere gemeente mag hiervoor zelf haar eigen regels bepalen. Toch hebben de gemeenten in Twente wel overeenkomsten. Op deze pagina vind je meer informatie over het proces achter de evenementenvergunning. Voor specifieke regels (zoals indieningstermijnen) moet je bij de desbetreffende gemeente zijn.

Aanvraag en indieningstermijnen

Om een evenement te mogen organiseren heb je vaak een vergunning nodig. Hiervoor dien je een vergunningaanvraag in bij de gemeente.
Gemeenten bepalen zelf hoeveel weken voor het evenement de aanvraag ingediend (de indieningstermijn) moet zijn. Maar vaak is dit minimaal 8 weken voor kleinere evenementen en minimaal 12 weken voor grotere evenementen. Deze tijd is nodig omdat een vergunning niet zomaar afgegeven kan worden. De stukken moeten bekeken worden, soms moeten de hulpdiensten hun advies nog geven en vaak moeten de stukken ook nog aangepast of aangevuld worden. Als organisator wil je het liefst zo snel mogelijk een vergunning. Dan weet je waar je aan toe bent en kun je je verder volledig richten op het organiseren van je evenement. Neem daarom zo snel mogelijk contact op met de gemeente als je van plan bent een evenement te organiseren. Ook al zijn de plannen nog niet helemaal concreet, bij de gemeente kunnen ze je precies vertellen waar je rekening mee moet houden. Sommige gemeenten hebben de indieningstermijnen gekoppeld aan de risicoclassificatie (zie hieronder voor meer informatie over wat de risicoclassificatie inhoudt). Als je vaker hetzelfde evenement organiseert kan de gemeente je vertellen met welke classificatie je rekening moet houden. Ga je een nieuw evenement organiseren dan is de risicoclassificatie nog niet bekend en weet je wellicht niet met welke indieningstermijn je rekening moet houden. Advies is dan ook om bij nieuwe evenementen al in een zo vroeg mogelijk stadium contact op te nemen met de gemeente.

In Twente gebruiken alle gemeenten dezelfde basis voor de vergunningaanvraag. Er worden algemene vragen gesteld over de datum waarop het evenement plaatsvindt en de locatie, maar ook vragen over het aantal en type bezoekers. Ook wordt er gevraagd of verkeersmaatregelen worden getroffen, of er beveiliging en/of EHBO wordt ingezet. Deze gegevens zijn belangrijk voor de gemeente en hulpdiensten om een eerste beeld van het evenement te kunnen vormen. Een aantal onderdelen uit de aanvraag komt ook terug in het veiligheidsplan. Het is natuurlijk niet nodig om twee keer hetzelfde op papier te zetten. Als je ook een veiligheidsplan opstelt dan mag je daar op het aanvraagformulier naar verwijzen.

Risicoclassificatie

Wellicht heb je al eens van de termen A,B of C evenementen gehoord. Alle vergunningsplichtige evenementen worden aan de hand van de risicoscan door de gemeente geclassificeerd. Landelijk is voorgesteld om hiervoor de categorieën A, B en C te gebruiken.

  • Een klasse A evenement staat voor een regulier evenement zonder noemenswaardige risico’s. Ze vragen niet of nauwelijks inzet van hulpdiensten.
  • Een klasse B evenement staat voor een aandachtsevenement met mogelijke risico’s. Om de veiligheid te kunnen borgen zijn nadere regels noodzakelijk.
  • Een klasse C evenement staat voor een risico-evenement.

De classificatie helpt gemeenten bepalen welke behandelaanpak nodig is om tot een vergunning te komen. Bij A evenementen is het proces vrij eenvoudig, vaak hoeven de hulpdiensten geen advies te geven en kan er relatief snel een vergunning worden afgegeven. Vandaar ook dat een aantal gemeenten voor klasse A evenementen een kortere indieningstermijn hebben. Bij B evenementen is wel vaak een advies nodig van bijvoorbeeld de brandweer of politie of de GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio). Bij C evenementen wordt vanuit Veiligheidsregio Twente een gezamenlijk advies van de drie hulpdiensten opgesteld. Er wordt altijd een overleg gehouden met alle hulpdiensten, gemeenten en organisator om informatie uit te wisselen.

De risicoclassificatie is verdeeld in drie profielen: het activiteitenprofiel, het ruimtelijk profiel en het publieksprofiel.

Het activiteitenprofiel gaat over het soort evenement en of er activiteiten plaatsvinden die risico’s met zich mee kunnen brengen. Zo kan bijvoorbeeld het bereiden van voedsel in een snackwagen met gasinstallatie een brandrisico met zich mee brengen.

Het ruimtelijk profiel gaat over de locatie waar het evenement plaatsvindt. Een evenement in een binnenstad met veel nauwe steegjes kan een risico zijn voor de bereikbaarheid voor hulpdiensten. En een evenement bij het water kan een risico zijn voor kinderen. Ook wordt hierbij de link gelegd of de periode waarin het evenement plaatsvindt een risico kan zij m.b.t. het weer. Bijvoorbeeld tenten die in een weiland staan.

Het publieksprofiel gaat over het publiek wat op het evenement afkomt. Hoeveel mensen worden er verwacht en zijn er wellicht ook deelnemers? Maar ook het type publiek en de leeftijd worden hierin meegenomen.

Betrokken partijen

Er zijn verschillende partijen betrokken bij het veilig organiseren van een evenement. Natuurlijk heeft de organisator hier een grote rol in, maar er zijn meer partijen waar je mee te maken kunt krijgen. Hieronder staan de rol en verantwoordelijkheden van betrokkenen binnen het evenementenproces beschreven.

Organisator

Als organisator ben je verantwoordelijk voor het evenement en daarmee ook voor de veiligheid van bezoekers en eventuele deelnemers. Om een vergunning te krijgen moet je laten zien dat je je bewust bent van de eventuele risico's die jou evenement met zich meebrengt en moet je kunnen aantonen dat je hier op voorbereidt bent. Dit doe je door (op tijd) een kwalitatief goede aanvraag te doen, met heldere plannen en duidelijke tekeningen.

Veiligheidsregio Twente

Veiligheidsregio Twente (VRT) is een samenwerkingsverband tussen hulpdiensten en de veertien Twentse gemeenten op het gebied van veiligheid.
Naast het coördineren van de advisering vanuit de hulpdiensten bij de risico-evenementen heeft Veiligheidsregio Twente ook faciliterende rol. Zij ondersteunt gemeenten onder andere in het vergroten van het risicobewustzijn van evenementenorganisatoren, bijvoorbeeld door het organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten en workshops en het beheren van deze website. Daarnaast biedt zij handreikingen en stimuleert ze kennisdeling door het organiseren van regionale (thema)bijeenkomsten voor vergunningverleners.

Bezoek hier de website van Veiligheidsregio Twente.

Brandweer Twente

De brandweer heeft een adviserende rol en richt zich op een aantal brandveiligheidsaspecten. Denk hierbij aan bereikbaarheid en bestrijdbaarheid van een incident, brandveiligheid van tenten en andere objecten inclusief toe te passen materialen, maximaal toe te laten aantal bezoekers, vluchtveiligheid van het publiek en het veilig gebruik van gasflessen ten behoeve van het bereiden van voedsel. Bij het opstellen van een advies toetst de brandweer of aan alle risico’s is gedacht en of er voldoende maatregelen door de organisatie worden getroffen om risico’s te voorkomen dan wel te verminderen. Dit wordt vervolgens verwerkt in het (maatwerk) advies. Voor of tijdens het evenement is de brandweer bereid om in samenspraak met de gemeente en eventueel andere disciplines een controle uit te voeren.

Bekijk hier de website van Brandweer Twente.

GHOR en GGD Twente

De GHOR en GGD adviseren gemeenten over geneeskundige aspecten bij evenementen. In een advies staan richtlijnen voor de geneeskundige hulpverlening en richtlijnen ter bewaking, bescherming en bevordering van de gezondheid. Voor dit laatste fungeert de GHOR als loket voor de GGD; de richtlijnen van de GGD neemt de GHOR mee in eventuele overleggen en in het uiteindelijke advies. De GHOR beoordeelt op basis van een adviesaanvraag of er ook afstemming met andere (geneeskundige) partijen nodig is, zo kan er afstemming nodig zijn met de Regionale Ambulance Voorziening (RAV) voor de bereikbaarheid van een evenement. De GHOR en/of GGD kunnen ook een adviserende rol hebben bij een schouw of als er toezicht gehouden wordt.

De GGD Twente en GHOR Twente hebben folders en een standaardadvies ontwikkeld om gemeenten en organisatoren te informeren over (landelijke) richtlijnen en de wet- en regelgeving die op hun gebied van toepassing kunnen zijn op evenementen. Deze informatie kunnen gemeenten én organisatoren gebruiken. Het advies vanuit de GHOR is in belangrijke mate gericht op geneeskundige hulpverlening. Het accent bij de GGD ligt op de Technische Hygiënezorg.

Voor kleine evenementen kan de gemeente de richtlijnen uit het standaardadvies en de folders als voorwaarden opnemen in de vergunning.
Indien de gemeente niet uit de voeten kan met de folders en het standaardadvies kan zij om maatwerkadvies vragen. Ook bij de evenementen die multidisciplinair opgepakt worden geven de GHOR en GGD een maatwerkadvies.

Bekijk hier de website van GHOR Twente.

Politie

De politie is vanuit haar wettelijke taak verantwoordelijk en aanspreekbaar als het gaat om openbare orde en veiligheid. Zij adviseert de gemeente over de aspecten op het gebied van veiligheidsrisico’s met betrekking tot het evenement en verstoring van de openbare orde en veiligheid. Naast openbare orde en veiligheid is ook mobiliteit een belangrijk aandachtsgebied van de politie. Bij de vergunningaanvraag wordt onder andere door de politie in overleg met andere hulpverlenende instanties, gemeentelijk wegbeheerder en verkeerskundige gekeken of een voorgestelde route en/of locatie mogelijk is, en of vanuit openbare orde en (verkeers)veiligheidsaspecten maatregelen gewenst zijn. Daarnaast is de politie verantwoordelijk voor de opsporing van strafbare feiten.

Bekijk hier de website van de politie.

Gemeenten

De burgemeester is op basis van de Gemeentewet belast met handhaving van de openbare orde en veiligheid en draagt hierdoor een verantwoordelijkheid. Ook is de burgemeester belast is met vergunningverlening voor en toezicht houden op evenementen. Al wordt het opstellen van de vergunning en het houden van toezicht vaak door medewerkers van de gemeente gedaan.

Naast de burgemeester kan ook het college van B&W een rol hebben ten aanzien van evenementen. Dit is bijvoorbeeld aan de orde als het gaat om geluids- of milieukwesties en bij verkeersbesluiten.

Binnen de gemeentelijke organisatie kunnen diverse partijen optreden als intern adviseur. Hierbij valt te denken aan vraagstukken op het gebied van milieu, verkeer, ruimtelijke ordening, constructies, veiligheid enz. Zij adviseren elk vanuit hun vakgebied. Een voorbeeld hiervan is de ambtenaar openbare orde en veiligheid. Daar waar het de openbare orde en/of veiligheid raakt heeft hij een adviserende rol.

Als organisator kun je dus met verschillende personen van de gemeente te maken krijgen. Maar vaak is de vergunningverlener voor jou het aanspreekpunt.

Door in onderstaande afbeelding op een gemeentenaam te klikken kom je op de website van de desbetreffende gemeente. Hier vind je specifieke regels (zoals aanvraagtermijnen) die voor deze gemeente van toepassing zijn.

Terug naar boven

Veiligheidsregio Twente is een samenwerkingsverband van de gezamenlijke hulpdiensten en de Twentse gemeenten.

Wij vinden het belangrijk dat inwoners van Twente zich voldoende voorbereiden op eventuele calamiteiten.