Lees voor

Thema's

Als je een evenement organiseert moet je vaak met van alles rekening houden. Ook zijn er veel regels en richtlijnen waar je je aan moet houden. Het is handig om deze regels en richtlijnen te weten voordat je een vergunningaanvraag indient. Daarom vind je op deze pagina per thema achtergrondinformatie en tips en trucs. Mis je informatie mail ons dan gerust: evenementenadvisering@vrtwente.nl

Standaard staan alle thema's aangevinkt, indien een bepaald thema niet van toepassing is bij jouw evenement kun je deze uitvinken. Druk op de knop 'Toon uitgebreide informatie' om een overzicht van de geselecteerde thema's te laten zien. Je kunt de thema's ook per stuk bekijken door op de knop 'Lees meer over dit onderwerp' te klikken.

Lees meer over dit onderwerp
Lees meer over dit onderwerp
Lees meer over dit onderwerp
Lees meer over dit onderwerp
Lees meer over dit onderwerp
Lees meer over dit onderwerp
Lees meer over dit onderwerp
Lees meer over dit onderwerp
Lees meer over dit onderwerp
Lees meer over dit onderwerp
Lees meer over dit onderwerp

Afval

Om te voorkomen dat afval bij evenementen een bron van ziektekiemen wordt of dat er dieren op af komen, zijn een aantal maatregelen gesteld om de gezondheid van deelnemers en bezoekers te waarborgen:

  • Zorg dat er voldoende afvalbakken aanwezig zijn.
  • Zorg dat er bij de damestoiletten voldoende sanitaire afvalbakken staan.
  • Leeg alle afvalbakken voldoende vaak, minimaal 1 keer per dag. Sluit de zakken goed en bewaar ze in een gesloten afvalcontainer. Tip: leeg alle afvalbakken extra vaak bij warm weer.
  • Zorg voor een aparte opslagplaats met grote af te sluiten afvalcontainers voor het verzamelde afval. Maak zo nodig gebruik van een afvalpers.
  • Houd de opslagplaats schoon zodat er geen ongedierte op af komt.
  • Bij de aanwezigheid van glas of ander scherp afval: verzamel dit afzonderlijk.

TIP: bekijk de folder 'Hygiënerichtlijnen afvalverwerking bij evenementen’.

Alcohol & drugs

Alcohol, drugs en gezondheid

Op veel evenementen wordt (veel) alcohol gedronken en/of drugs gebruikt. Alcohol- en drugsgebruik kunnen gezondheidsproblemen met zich meebrengen. Denk hierbij aan onwelwordingen of erger. Om deze gezondheidsproblemen zoveel mogelijk te vermijden of erger te voorkomen, heeft de GHOR richtlijnen in een folder gezet. Bekijk de folder hier.

TIP: zet in het veiligheidsplan welke maatregelen er getroffen worden om alcoholgebruik onder de 18 jaar te voorkomen. Je kunt hierbij onder andere denken aan polsbandjes.

Drugs

Het gebruik of in het bezit hebben van drugs is verboden, dit geldt zowel voor soft als hard drugs. In Nederland hebben we echter het gedoog beleid wat inhoudt dat bepaalde hoeveelheden (soft) drugs worden gedoogd. In dat kader heeft het Openbaar Ministerie een richtlijn uitgevaardigd waarin het sepot beleid is vastgesteld. Onderstaande is van toepassing in geval van eigen gebruik:

  • In het veiligheidsplan moet moeten worden opgenomen dat tot 5 gram softdrugs, tot 3 XTC pillen, tot 30 ml vloeibare XTC, tot 1 gram MDMA/amfetamine/cocaïne en tot 10 ml GHB de politie de middelen in beslag neemt, ze vernietigt en sepot gering feit opmaakt. Dit houdt in dat er altijd overleg is met politie.
  • In geval van hogere hoeveelheden dan boven genoemde hoeveelheden neemt de politie contact op met Justitie. Voor softdrugs 5-30 gram geldt dat het een overtreding is. Ook bij een combinatie van drugs heeft de politie altijd contact met Justitie.
  • Bij minderjarigen heeft de politie altijd contact met Justitie. Voor beveiliging cq. de organisatie houdt dit in dat er bij het aantreffen van drugs, ongeacht hoeveelheid dan wel soft/hard drugs altijd contact is met politie.

Bij evenementen kan de driehoek (Gemeente/Justitie/Politie) afwijken van het sepotbeleid. Afhankelijk van het evenement (bijvoorbeeld bij een hardcore feest) kan de driehoek besluiten om zero tolerance beleid te hanteren. Dit houdt dat geen enkele hoeveelheid soft- en harddrugs worden toegelaten op het evenement en men bij overtreding wordt aangehouden en verbaliseerd. Dit vergt een behoorlijke investering van politie en organisatie.

Drugskluis

Voor evenementen waarbij de verwachting is dat er drugs aanwezig is kan de politie adviseren om een drugskluis op het terrein aanwezig te hebben. Vaak kan een beveiligingsorganisatie aan een dergelijke kluis komen. Bij gebruik van een drugskluis geldt het volgende:

  • Aangetroffen drugs (eigen gebruik hoeveelheden) bij bezoekers aan het evenement, kunnen in de kluis afgestort worden.
  • Aan het einde van het evenement, wordt de kluis door de Hoofd Officier van Justitie (HovJ) en de veiligheidscoördinator van het evenement op het bureau geopend en van de totale inhoud wordt een Kennisgeving van Inbeslagname (KvI) opgemaakt.
  • De HovJ geeft aan dat de drugs vernietigd (onttrokken aan het verkeer) kan worden en dat er geen proces-verbaal wordt opgemaakt.
  • De drugs met Kopie van de KvI, wordt onder toezicht van de HovJ terug in de kluis gedaan en het geheel wordt overgebracht naar het regionaal beslaghuis ter opslag en vernietiging.

 

 

 

Beveiliging

Algemeen

Om de openbare orde en veiligheid op en rondom het evenemententerrein te waarborgen kan er beveiliging ingezet worden. Op deze pagina vind je meer informatie over de inzet van beveiliging op je evenement.

Aantal beveiligers

Regelmatig komen we tegen dat de richtlijn 1 beveiliger op 250 personen wordt gehanteerd. Toch is het aantal in te zetten beveiligers niet alleen aan de hand van het bezoekersaantal te bepalen. Ook onderstaande punten spelen hierbij een rol:

  • De taken en verantwoordelijkheden; van de beveiligingsorganisatie, maar ook de verdeling hiervan tussen deze organisatie en de betrokken hulpdiensten.
  • Het evenementenprofiel; publiek, activiteit, locatie, dreiging en kwaliteit van de totale veiligheidsorganisatie.
  • De opzet en inrichting van de beveiligingsorganisatie.
  • De kwaliteit van de beveiligingsorganisatie op zichzelf zowel als de kwaliteit van haar medewerkers.

Bekijk dan ook voor ieder evenement wat de mogelijke risico's zijn en bepaal aan de hand hiervan welke taken de beveiligers moeten uitvoeren en hoeveel beveiligers je nodig hebt.

TIP: vraag een beveiligingsorganisatie mee te denken in het benodigde aantal beveiligers.

Verlenen en onthouden van toestemming

Een particuliere beveiligingsorganisatie – en daaronder vallen ook beveiligingsorganisaties die zich alleen bezighouden met evenementenbeveiliging – mag alleen mensen te werk stellen die toestemming hebben van de korpschef van de Nationale Politie. Het bedrijf vraagt de toestemming aan bij de politie-eenheid waar het bedrijf gevestigd is. Leidinggevenden hebben toestemming nodig van de minister van Veiligheid en Justitie. Voor deze toestemming zijn vakbekwaamheidseisen en betrouwbaarheidseisen opgesteld die zijn terug te vinden in de WPBR en lagere regelgeving.

Voor beveiligingswerk moet gebruik worden gemaakt van een door het ministerie van Veiligheid en Justitie erkende beveiligingsorganisatie. De beveiligers werkzaam voor deze organisatie dienen gecertificeerd te zijn en te voldoen aan de eisen gesteld in de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wet Pbor).

Onthouden van toestemming

Een beveiliger krijgt geen toestemming als hij in de afgelopen vier jaar een lichte straf (bijvoorbeeld een geldboete) heeft gekregen voor het plegen van een misdrijf. Ook als de beveiliger in de voorafgaande acht jaar een zware straf (bijvoorbeeld gevangenisstraf) heeft gehad, krijgt hij geen toestemming.

Legitimatiebewijzen

De evenementenbeveiliger moet in het bezit zijn van een geldig legitimatiebewijs zoals genoemd in de WPBR. Dat krijgt hij na het verkrijgen van toestemming. Er bestaan drie soorten legitimatiebewijzen:

  • het grijze legitimatiebewijs voor algemeen opgeleide beveiligingsmedewerkers;
  • het blauwe legitimatiebewijs voor specifiek opgeleide beveiligingsmedewerkers. Er zijn verschillende specifieke opleidingen. Voor evenementenbeveiliging bestaat de opleiding Event Security Officer (ESO);
  • het oranje legitimatiebewijs voor voetbalstewards.

Een beveiliger moet naast een geldig identiteitsbewijs altijd een legitimatiebewijs particuliere beveiliging kunnen overleggen. Het bevoegd gezag kan hier op controleren.

Draagplicht uniform

Een evenementenbeveiliger moet werken in een uniform dat is goedgekeurd door het ministerie van Veiligheid en Justitie. Alleen de korpschef van de Nationale Politie kan ontheffing verlenen voor de draagplicht. Het beveiligingsbedrijf dient het verzoek in bij de politie-eenheid waar het bedrijf is gevestigd.

Een beveiligingsuniform moet voldoen aan de volgende eisen:

  • het V-teken van beveiliging moet zijn aangebracht op de door de wet aangewezen plaats: op de rechter of linker voorzijde op de borst of revers (zie bijlage 1 van de WPBR: embleem uniform). Het teken moet ook voldoen aan de wettelijk gestelde minimum afmetingen;
  • er moet een duidelijk bedrijfslogo zichtbaar zijn van de beveiligingsorganisatie waarvoor de evenementenbeveiliger werkzaam is (zie: artikel 4 onder 1 van de circulaire WPBR).

Wat mag er niet:

  • bij donkerblauwe uniformen geldt: de pantalon mag geen bies hebben, en een eventuele blouson (korte jas) moet afwijken van die van de politie;
  • herkenningstekens (vignetten, emblemen en logo’s) mogen niet lijken op die van de politie;
  • er mogen geen rangonderscheidingstekens zijn aangebracht.

Gebruik van wapens

Evenementenbeveiligers mogen geen wapens hebben of vervoeren tijdens de uitvoering van hun beveiligingswerkzaamheden.

Gebruik van handboeien

Medewerkers van een beveiligingsorganisatie mogen tijdens het werk geen handboeien dragen of gebruiken. In uitzonderlijke gevallen kan de minister van Veiligheid en Justitie ontheffing verlenen van dit verbod.

Inhuren personeel andere beveiligingsorganisatie

Beveiligingsorganisaties hebben soms extra personeel nodig en huren dan personeel in van een andere beveiligingsorganisaties. Dat kan, mits aan de reguliere voorwaarden voor het tewerkstellen van personeel is voldaan. Zo moet het ingehuurde personeel over een uniform en het legitimatiebewijs beschikken van de inhurenende organisatie. Het is in het belang van de veiligheidssector dat voor de burger en voor de politie duidelijk is welke particuliere beveiligingsorganisatie verantwoordelijk is voor de (uitgevoerde) werkzaamheden. Die duidelijkheid wordt op deze manier bereikt.

 

Bezoekers

Algemeen

Het aantal en ‘type’ bezoeker weegt mee in de risico’s die er bij een evenement komen kijken. Alleen al het principe ‘hoe meer bezoekers hoe groter de kans dat er iets gebeurt’ speelt. Daarvoor maakt het niet uit wat het voor een soort evenement is. Het ‘type’ bezoekers maakt met name uit bij minder zelfredzamen.

Onder andere voor de inzet van geneeskundige hulpverleners wordt het bezoekersaantal meegewogen. Zie hiervoor het ‘Standaardadvies Publieke gezondheid voor evenementen’ van de GHOR en GGD.

Ook de inzet van beveiliging kan afhankelijk zijn van het 'type' bezoekers.

Als er veel bezoekers tegelijkertijd verwacht worden op een kleine ruimte kan verdrukking en (vervolgens) paniek in menigte een risico vormen. Hieronder vind je enkele tips waar je dan rekening mee kan houden:

  • Houd de publieksdichtheid beperkt. Motiveer de bezoekers zich te verspreiden.
  • Denk aan eventuele informatievoorzieningen richting het publiek/deelnemers, vooraf en tijdens het evenement.
  • Neem verdrukking en paniek in menigte op als scenario in je veiligheidsplan.

 Capaciteitsberekening

Wil je weten hoe je een capaciteitsberekening kunt maken om te bepalen hoeveel mensen er in de tent mogen? Klik hier.

 

Brandveiligheid

Open vuur

Onder open vuur vallen onder andere kaarsen, fakkels en vuurkorven. Deze worden vaak toegepast voor de sfeer. Het is belangrijk altijd rekening te houden dat er bij open vuur kans is op brandoverslag. Wees er ook altijd zeker van dat het vuur (en eventuele smeulresten) gedoofd is.

Open vuur in de natuur is een speciaal aandachtspunt en het mogen toepassen van open vuur in tijden van droogte is iets waar toepassing voor gegeven moet worden. Raadpleeg hiervoor de gemeente, Brandweer Twente of de gebiedsbeheerder.

Houd bij de plannen in ieder geval rekening mee dat:

  • Er voldoende blusmiddelen aanwezig zijn.
  • Er geen brandbare materialen kunnen worden aangestraald.
  • Er een vrije ruimte rondom het open vuur (2 meter bij een standaard vuurkorf) is.
  • Er toezicht is van een volwassen persoon.

TIP: bekijk de site www.natuurbrandrisico.nl om te bekijken wat het actuele natuurbrandrisico per gebied is.

Blusmiddelen

De aanwezigheid van blusmiddelen bij activiteiten of op een evenement heeft als doel om een beginnende brand te kunnen bestrijden. Het is belangrijk dat het juiste type brandblusser wordt geplaatst en geschikt is voor het blussen van de brand (bijvoorbeeld schuim voor brandbare vloeistoffen). Laat je desnoods adviseren wat de beste keuze is.

Over het algemeen geldt dat:

  • Blustoestellen of blusmiddelen met een inhoud van tenminste 6 Kg. of 6 L. blusstof aanwezig moeten zijn.
  • De blusmiddelen zichtbaar en voor onmiddellijk gebruik gereed zijn.
  • Een brandblusser is gekeurd.

Opslag van (brandgevaarlijke) stoffen

Let op: brandbare vloeistoffen en samengeperste tot vloeistofverdichte gassen mogen slechts op een afstand van tenminste 5 meter van de tent(en) of andere (tijdelijke) bouwwerken/objecten aanwezig zijn.

Versieringen

Versieringen zijn er in vele soorten en maten. Ook de brandveiligheid verschilt per soort, type en merk. Houdt er rekening mee welke versieringen je gaat gebruiken en of dit past bij het type evenement en de activiteiten die plaatsvinden.

Bij twijfel of de versieringen brandveilig zijn (bijvoorbeeld als de originele verpakking mist) kan een eenvoudige brandproef worden gedaan. Neem een monster (5 x 25centimeter) van het materiaal. Ga naar buiten en houd een uiteinde van het monster gedurende minimaal 5 seconden in een vlam, zoals van een aansteker of lucifer. Houd het monster daarbij vast met bijvoorbeeld een metalen tang en let op dat je jezelf niet brandt. Als het monster vlam heeft gevat, of nadat 5 seconden zijn verstreken, neem je de vlam van de aansteker of lucifer weg. Het materiaal moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • Tijdens de verhitting zijn geen druppels vrijgekomen (al of niet brandend of druipend).
  • Tijdens de verhitting zijn geen roetvlokken vrijgekomen.
  • Het materiaal vlamt niet meer dan 15 seconden na en gloeit maximaal 60 seconden na.

Er zijn commerciële partijen die in staat zijn producten te impregneren om zo een zekere mate van brandveiligheid te krijgen. Dit is aan te tonen door een certificaat. Vraag desnoods naar de mogelijkheden.

Belangrijke aspecten bij het toepassen van versieringen zijn:

  • Versieringen zijn brandveilig (laat textiel desnoods impregneren).
  • Houd versieringen weg bij spots, lampen enzovoort.
  • Hang plafondversieringen buiten bereik van bezoekers.

TIP: bekijk de folder Brandveilig feestvieren.

Stroomvoorzieningen

Het evenement voorzien van elektriciteit kan op verschillende manieren. Van aanwezige stroom(verdeel)kasten, lokale stroompunten met gebruik van haspels tot het plaatsen van aggregaten. Let er bij het gebruik van materiaal op dat het veilig gebruikt kan worden en dat het materiaal gekeurd is.

Zorg er ook voor dat:

  • Haspels volledig zijn afgerold.
  • Kabels zijn afgeschermd om struikelen en beschadigen te voorkomen.
  • Een noodstroom aggregaat in beginsel op 5 meter van een tent of gevel is geplaatst.
  • Een blusmiddel nabij een aggregaat wordt geplaatst.
  • Er bij stroomuitval een back-up is om het terrein te verlichten en/of de mensen te informeren.
  • Ontoereikend voor derden, afschermen met bijvoorbeeld hekken.

Vuurwerk en special effects

Vuurwerk en special effects zijn bijna niet meer weg te denken bij de (grotere) evenementen. Toch zijn er een aantal zaken waar je als organisator rekening mee dient te houden. Belangrijk is dat je een betrouwbare partij het vuurwerk en de special effects laat verzorgen die vooraf heeft nagedacht over de risico’s en de maatregelen om deze risico’s te beperken. Vraag altijd om een risico inventarisatie en evaluatie (RI&E).

Wil je een vuurwerkshow tijdens of als afsluiting van je evenement, dan moet je hiervoor een vergunning aanvragen bij de Provincie.

Als we praten over special effects hebben we het over confetti effecten, vuureffecten en CO₂ effecten. Voor special effects geldt geen specifieke wet- en regelgeving. Om deze reden heeft Brandweer Twente een testdag georganiseerd en zijn enkele special effects beoordeeld. Op basis van deze testdag adviseren wij gemeenten onderstaande.

Algemeen:

  • Een RI&E moet op het terrein aanwezig zijn gedurende het evenement. Het gebruik hiervan moet ook worden opgenomen in het veiligheidsplan.
  • De special effects mogen alleen worden opgesteld, bediend en opgeruimd door ervaren en deskundige personen.
  • Alle apparatuur moet genummerd CE/TUF/TNO gecertificeerd zijn.

Confetti/streamers:

  • De producten die de lucht in worden geschoten moeten altijd geïmpregneerd zijn (dit kan worden aangetoond door middel van certificaten).
  • De confetti mag niet in of richting vuureffecten worden geschoten.
  • Streamers en/of confetti mogen niet richting publiek worden geschoten.

Vuureffecten:

  • Bij toepassing van gas moet er een veiligheidsafstand van minimaal 3 meter tot de vlam zijn (in kubusvorm, dus ook 3 meter hoger dan de maximale hoogte van de vlam).
  • Bij de toepassing van brandbare vloeistof moet er een veiligheidsafstand van minimaal 5 meter tot de vlam zijn (in kubusvorm, dus ook 5 meter hoger dan de maximale hoogte van de vlam).
  • Podiumonderdelen en podiumaankleding moeten brandveilig zijn (impregneren en/of aantonen door middel van certificaten).
  • Drukhouders moeten tegen omvallen zijn beschermd, direct toegankelijk te zijn voor deskundigen en de ruimte moet doelmatig geventileerd worden.

CO2 effecten:

  • Er moet een veiligheidsafstand van minimaal 3 meter tot het publiek zijn.
  • De CO2 (wolk) mag niet op het publiek worden gericht of richting het publiek gaan.
  • Het is noodzakelijk dat de uitstroom van de machine is vastgezet.
  • De CO₂ cilinder moet zijn vastgezet zodat deze niet kan omvallen.

Wensballonnen

Een wensballon is eigenlijk een soort heteluchtballon in het klein. Aan de onderkant van de ballon zit een brandertje (dit kan een soort aanmaakblokje zijn). Hiermee wordt de lucht in de ballon verwarmd. Dit zorgt er voor dat de wensballon opstijgt. Na het opstijgen, brandt de brander ongeveer tien minuten. Als de brander langzaam uit gaat daalt de wensballon langzaam.

In de regio Twente is het oplaten van wensballonnen niet verboden. Wel heeft de voedsel en waren autoriteit hieraan een aantal strikte regels verbonden. Onderzoek van de VWA wijst uit dat het oplaten van wensballonnen niet zonder risico is.

Een wensballon mag niet worden opgelaten:

  • Bij een windkracht van meer dan 2 Beaufort (Dit betekent dat hoogstens de bladeren ritselen door de wind. Windkracht 1 of 2 komt bijna niet voor in Nederland. Het aantal momenten waarop het is toegestaan om een wensballon op te laten is dus zeer beperkt.
  • Bij regen of zeer vochtige lucht (bijvoorbeeld mist).
  • In een periode van droogte (Vanaf code oranje is het niet meer toegestaan de ballonnen op te laten).
  • Door personen jonger dan 18 jaar.
  • Binnenshuis.
  • In de omgeving van hoge objecten (huizen, bomen, etc.).

Daarnaast zijn ook regels over het oplaten van wensballonnen rondom vliegvelden (het betreft dan een straal van 15 kilometer).

Zie de website van Brandweer Nederland voor nog meer informatie over wensballonen. Hier vind je nog meer do' en dont's.

 

 

Constructies

Algemeen

Bij evenementen worden vaak constructies geplaatst. Hierbij moet je denken aan podia, tenten, tribunes en diverse soorten truss constructies. Wat niet echt onder de noemer van een constructie valt maar waar gemeenten wellicht wel meer gegevens over willen hebben (beheersmaatregelen) zijn bijvoorbeeld kranen en springkussens. Dergelijke constructies zijn vaak van enige omvang en kunnen een risico vormen tijdens het evenement. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het kunnen omwaaien of instorten van een tent of constructie, dat er mensen van een podium of tribune vallen etc.. Gemeenten willen dan ook graag bij de aanvraag dergelijke constructies toetsen om zo het risico op ongelukken zo klein mogelijk te maken. Om dergelijke constructies te toetsen zijn vaak constructieve tekeningen en berekeningen noodzakelijk.

Omdat er in Nederland zoveel discussie over constructies bij evenementen is en een eenduidige lijn ontbreekt, is er een richtlijn opgesteld door het Centraal Overleg Bouwconstructies (COBc). Het COBc is een onderdeel van de Vereniging Bouw- en Woningtoezicht Nederland. Deze richtlijn is geschreven als een handreiking voor alle gemeenten in Nederland. Zij kunnen dit gebruiken voor de indieningsvereisten van een dergelijke constructie en voor de beoordeling van de constructies. Klik hier voor de richtlijn. 

Het woord zegt het al, het is een richtlijn. Gemeenten zijn vrij om er al dan niet gebruik van te maken bij de toetsing. Sommige gemeenten hebben de richtlijn iets aangepast zodat het voor hen werkbaarder is en voor jullie als organisatie duidelijker is wat er van jullie verwacht wordt.Kortom eenduidigheid is er nog steeds niet helemaal.

TIP: Als je constructies wilt plaatsen tijdens je evenement is het aan te raden op tijd contact op te nemen met de gemeente zodat je in een vroeg stadium weet wat er van je verwacht wordt.

Tenten

Bij tenten is het belangrijk dat de bezoekers er veilig kunnen verblijven en in geval van nood kunnen ontvluchten. Een tent moet binnen 1 minuut ontruimd zijn. De constructie van de tent wordt beoordeeld door de gemeente. Het tentboek is een belangrijk document dat bij een tent aanwezig dient te zijn.

Let er op dat:

  • De loopafstand tot de dichtstbijzijnde (nood)uitgang maximaal 30 meter is.
  • De afstand tussen een tent en een ander bouwwerk 5 meter is. Een kleinere afstand is toegestaan mits de tent voor een gevel zonder deuren en/of ramen is geplaatst en maximale oppervlakte 2500 m2 bedraagt.
  • Tuien of constructieonderdelen de vluchtwegen niet belemmeren.
  • In het tentboek windkrachten staan beschreven waarbij de tent nog veilig gebruikt kan worden (verwerk deze ook in het veiligheidsplan en koppel hier je acties aan).

Zie ook het Bouwbesluit 2012 (hoofdstuk 6 en 7) en de NEN-norm voor (brand)veiligheid van tenten.

Belangrijk is ook het verwarmen van de tent. Dit mag alleen met warme lucht of elektrische verwarmingselementen. Verwarmingsunits met een interne brandstoftank moeten op 5 meter van de tent te staan. Houd bij de plaatsing rekening met vluchtroutes. Het toepassen van heaters met gas (zogenaamde ‘paddenstoelen’) is niet toegestaan.

Wil je weten waar een goede tekening aan moet voldoen? Klik hier.
TIP: bekijk de voorbeeldtekening om een beeld te krijgen van een duidelijke tekening.

Opstelling van inventaris

Inventaris in een tent kan verschillen van stoelen, praattafels tot banken en tribunes. Het is belangrijk duidelijk aan te geven dat er inventaris in een tent aanwezig is en in welke vorm. Voor het berekenen van de capaciteit van een tent is dit een belangrijk onderdeel. Zo kan het voorkomen dat de aanwezigheid van (losse) praattafels een halvering van de capaciteit tot gevolg heeft. Voeg in geval van een tribune een aparte tekening bij inclusief de capaciteit van de tribune.

Meer informatie over de capaciteitsberekening vind je hier.

Wat we belangrijk vinden:

  • Geef alle inventaris (in schaal) aan op de tekening.
  • Houd rekening met de positie van inventaris ten opzichte van de vluchtwegen.
  • Houd rekening met voldoende ruimte tussen de rijen inventaris.
  • Als de inventaris verankerd is geef dit aan op de tekening.

Zie ook het Bouwbesluit 2012 (hoofdstuk 6 en 7) en de NEN-norm voor (brand)veiligheid van tenten.

 

Dieren

Zijn er dieren op het evenement? Dan kunnen er extra risico’s zijn. Kijk hieronder voor meer informatie.

Hygiëne

Dieren kunnen allerlei ziekteverwekkers met zich meedragen zonder zelf ziek te zijn. Besmetting kan plaatsvinden door bijvoorbeeld het aaien en knuffelen van de dieren, maar ook door het inademen van besmette lucht. Dieren op het evenement moeten minimaal gezond zijn. In de folder ‘Hygiënerichtlijnen evenementen met dieren’ vind je meer richtlijnen en maatregelen die genomen kunnen worden op het gebied van hygiëne, ook specifiek voor schapen, geiten en vogels.

Zijn huisdieren op het terrein toegestaan? Zorg dat er geen dierlijke uitwerpselen op het terrein terecht komen. Vermeld dat deze dieren altijd aan de lijn moeten en dat deze dieren niet op het terrein uitgelaten mogen worden. Eventuele uitwerpselen dienen direct opgeruimd moeten worden. Zie ook ‘evenemententerrein/grasland waar vee graast’?

TIP: bekijk de folder ‘Hygiënerichtlijnen evenementen met dieren’ 

Incidenten met dieren voorkomen

Een ander risico kan zijn dat een (groot) dier het publiek in gaat. Dat kan voor ernstige verwondingen zorgen bij het publiek. Neem maatregelen om te voorkomen dat de dieren ongewenste bewegingen kunnen uitvoeren. Denk aan begeleiding van de dieren en het fysiek afzetten van een route. Houd de publieksdichtheid beperkt, motiveer de bezoekers zich te verspreiden. Schrijf eventueel een scenario daarover in het veiligheidsplan.

 

Duurzaamheid

Omdat er steeds meer evenementen en activiteiten worden georganiseerd wordt het nog belangrijker om deze ook zo duurzaam mogelijk te organiseren. Hieronder staan een aantal zaken die relatief eenvoudig te regelen zijn om je evenementen duurzamer of ‘groener’ te maken:

  • het gebruik van e-tickets;
  • gebruik groene stroom;
  • verkoop alleen biologisch voedsel
  • gebruik glazen met statiegeld om ervoor te zorgen dat je minder afval hebt;
  • gebruik alleen recyclebaar materiaal;
  • promoot het gebruik van fiets of openbaar vervoer als bezoekmiddel aan je evenement;
  • laat bezoekers carpoolen naar je evenement. Toogethr is hiervoor een app die je zou kunnen gebruiken
  • maak direct na je evenement het terrein schoon en laat geen afval achter dat schadelijk is voor het milieu.

Voor meer tips over groene evenementen kun je eens een kijkje nemen op de website van “A Greener Festival” . Als je bovenstaande tips toepast dan kan je je evenement ook opgeven voor de Greener Festival Awards en dit gebruiken in je evenement promotie. Je draagt met een groen evenement niet alleen bij aan een beter milieu, maar de gemiddelde evenementbezoeker is milieubewuster geworden en verwacht tegenwoordig ook een milieuvriendelijk en duurzaam evenement.

TIP: bekijk ook de handreiking Schone evenementen.

Eten & drinken

Eten en drinken en je gezondheid

Al het eten en drinken waar je bezoekers van voorziet, moeten voldoen aan een goedgekeurde hygiënecode. Als er een (drink)watervoorziening op het evenemententerrein staat, moet deze ook aan meerdere regels voldoen. Beide om te voorkomen dat mensen ziek worden. Zie voor meer informatie de folder: ‘Hygiënerichtlijnen eten en drinkwatervoorziening bij evenementen’.

Wanneer er (gratis) drinkwater beschikbaar moet zijn is vastgelegd in de folder: ‘Geneeskundige richtlijnen (gratis) drinkwater bij evenementen’.

Worden er een ongewoon aantal bezoekers en/of medewerkers toch ziek met bijvoorbeeld acute maag- en darmklachten (diarree en/of braken) dan kunt u dit melden aan het Meldpunt Infectieziekten van GGD Twente (053 487 6840).

Eten en drinken en brandveiligheid

Tijdens veel evenementen worden er etenswaren bereidt of uitgeserveerd. Tegenwoordig zien we ook regelmatig foodtrucks, omgebouwde busjes of (aanhang)wagens waarin eten wordt bereid. Het geeft net dat extra beetje sfeer aan je evenement. Toch moet je ook hierbij rekening houden met eventuele risico’s. Vraag de exploitant die je inhuurt aan te tonen dat zijn installatie veilig is en dat de maatregelen om incidenten te voorkomen en te beperken aanwezig zijn. Belangrijkste is dat er bij een incident geen brandoverslag kan plaatsvinden naar de omgeving. Door afstand te houden kan dit risico worden beperkt. Hieronder vind je een aantal richtlijnen.

Elektrisch

Houd in principe 2 meter afstand tot gevels met openingen. Plaatsing tegen blinde gevels is in principe toegestaan.

Bakkramen (niet mobiel) met gas

Houd 2 meter afstand tot aan gevels met openingen (ramen en deuren). Als het een gevel betreft die brandwerend is (30 minuten), zonder ramen en deuren dan is bakken en braden tegen de gevel toegestaan.

Mobiele bakwagens met gas

Houd 5 meter afstand tot aan gevels met openingen (ramen en deuren). Als het een gevel betreft die brandwerend is (30 minuten), zonder ramen en deuren dan is bakken en braden tegen de gevel toegestaan.

Verder moet je er rekening mee te houden dat:

  • Barbecues stevig staan opgesteld.
  • Een beginnende brand geblust kan worden.
  • Er toezicht is van een volwassene.

 

Evenementen in bestaande gebouwen

Ook evenementen in bestaande gebouwen en tijdelijke bouwwerken kunnen risico's met zich meebrengen. Kijk dan ook bij deze evenementen of er risico's zijn en neem passende maatregelen. De richtlijnen van de GGD, bijvoorbeeld ten aanzien van evenementen met dieren, kunnen ook van toepassing zijn op een evenement in een bestaand gebouw. Het is aan te raden kennis te nemen van deze richtlijnen.

Evenement in tijdelijk bouwwerk

Voor een evenement in een tijdelijk bouwwerk, waarvoor geen evenementenvergunning geldt, moet een tijdelijke gebruiksvergunning te worden aangevraagd. Dit geldt alleen voor inrichtingen in de zin van de Brandbeveiligingsverordening hieronder vallen tijdelijke bouwwerken (zoals tenten), of schepen aan een kade.

Als er sprake is van een evenement waarbij er een tent of ander tijdelijk bouwwerk geplaatst wordt, wordt de beoordeling hiervan meegenomen in de evenementenvergunning (de brandbeveiligingsverordening van de gemeente moet dit wel formeel mogelijk maken). De brandweer geeft een integraal brandveiligheidsadvies voor zowel het tijdelijke bouwwerk als het gehele evenement. De gemeente verleent de evenementenvergunning incl. toestemming en beoordeling van de brandweer.

Evenement in bestaand gebouw

Past het gebruik niet binnen het normale gebruik, dan moet er op basis van art. 1.18 lid 1 onder a, Bouwbesluit een (gewijzigde) gebruiksmelding gedaan worden. Als het geplande gebruik namelijk niet in het normale gebruik past, dan zal het waarschijnlijk zijn dat de brandveiligheidsvoorzieningen tekort schieten. Dit zal dan over het algemeen tijdens het evenement opgelost moeten worden met een door de organisatie uitgevoerde gelijkwaardige oplossing.

Mocht het een terugkerend evenement zijn, dan is het mogelijk om dit in de gebruiksmelding op te nemen zodat men dit niet elk jaar hoeft aan te vragen (zie betreffende artikelen in bouwbesluit). Uiteraard moet er dan wel sprake zijn van telkens een identieke situatie. Let hierbij wel op dat er geen strijdige situatie ontstaat met het geldende bestemmingsplan.

De tijdelijke gebruiksmelding moet je indienen via het omgevingsloket online. Het is wettelijk bepaald dat de tijdelijke gebruiksmelding aangevraagd moet worden of via omgevingsloket online of via het door de minister vastgestelde formulier.

 Past het gebruik binnen het normale gebruik, dan hoeft er verder geen advies gevraagd te worden aan de brandweer.

Evenement in een bestaand gebouw waarbij tijdelijk iets wordt uit/aan gebouwd

Op het moment dat er een tijdelijk bouwwerk aan een bouwwerk wordt geplaatst, dan moet er voor het tijdelijke bouwwerk een tijdelijke gebruiksvergunning aangevraagd worden. Wijzigt ook het gebruik van het bouwwerk, dan zal er ook een gebruiksmelding op basis van het bouwbesluit moeten worden ingediend. Wordt hetzelfde tijdelijke bouwwerk terugkerend geplaatst, dan kan ervoor gekozen worden om dit net als al eerder genoemd is, op te nemen in de gebruiksmelding.

 

 

Evenementen in de openbare ruimte

Algemeen

Onder evenementen in de openbare ruimte worden onder andere evenementen in parken, op pleinen en in straten bedoeld. Veelal is er sprake van een bebouwde omgeving of een omgeving die lastig bereikbaar is voor hulpdiensten. Kenmerkend is de hoge publieksdichtheid op deze terreinen. Vaak is het bij een podium wat drukker dan achter op een terrein. Een gemiddelde bezettingsgraad die wordt gehanteerd is 2,4 personen per vrije m2. Bezoekers moeten altijd veilig kunnen vluchten.

Waar je rekening mee moet houden:

  • Een minimale tweezijdige bereikbaarheid voor hulpdiensten (verhard)
  • Een maximale ontruimingstijd van (in beginsel) 8 minuten
  • Voldoende vluchtwegen (minimaal 2) die duidelijk zijn aangegeven
  • Noodverlichting

Markten

Bijna elk(e) stad of dorp heeft wel een markt. Het Hoofdbedrijfschap Detailhandel heeft een handreiking geschreven over veiligheid op de markt. In de handreiking staat relevante regelgeving beschreven, je vind er maatregelen en voorbeelden van een indelingsplan van de markt. Je kunt de handreiking hier vinden.

Evenemententerrein

Algemeen

Het evenemententerrein is de locatie waar je evenement gehouden wordt. Een evenemententerrein kan afgesloten zijn (bijvoorbeeld door hekken), maar kan ook open zijn. Om het terrein te gebruiken voor je evenement moet je meestal een evenementenvergunning aanvragen. Het kan zijn dat je naast een evenementenvergunning ook een tijdelijke ontheffing van het bestemmingsplan moet aanvragen. Bijvoorbeeld als je evenement in strijd is met het bestemminsplan dat van toepassing is op de locatie. Het aanvragen van een ontheffing kan via het Omgevingsloket.

Grasveld waar normaal vee graast?

Maak je gebruik van een grasveld waar normaal vee graast? Breng het vee minstens twee weken voordat het evenement plaatsvindt ergens anders onder om de kans op besmetting via dierlijke uitwerpselen te verkleinen. Controleer het veld voorafgaand aan het evenement en verwijder nog eventueel aanwezige uitwerpselen.

Groot terrein of een parcours?

Een evenement op een groot terrein of op een parcours kan er voor zorgen dat een bezoeker/deelnemer langer moet wachten op hulpverlening. Afhankelijk van de genomen maatregelen is dit een verzwarende factor voor meer medische inzet.

TIPS bij evenementen op een groot terrein of op een parcours:

  • Denk aan het mobiel inzetten van EHBO-ers (lopend, fiets, motor of auto):
    • Als een deel van de route niet meer gebruikt wordt, kunnen hulpverleners op een andere locatie ingezet worden.
    • Een met de mensen meebewegende mobiele EHBO-post is ook mogelijk.
  • Denk aan meer EHBO-posten verdeeld over de route / het terrein.
  • Denk aan het strategisch neerzetten van de EHBO-ers en de EHBO-posten. Houd rekening met de afstanden, maar ook met waar naar verwachting de meeste hulpverlening nodig is.
  • Denk aan de vindbaarheid van slachtoffers.
    • Denk aan herkenningspunten op het evenemententerrein. Bijvoorbeeld door het nummeren van (EHBO-)posten
    • Overweeg het gebruik van grid/rasterkaarten en voorzie alle medewerkers en hulpdiensten van dezelfde kaarten.

Veilig vluchten

Veilig kunnen vluchten in geval van een noodsituatie is een belangrijke randvoorwaarde bij het organiseren van een evenement. We onderscheiden het kunnen vluchten vanuit een object, tent of vanaf een openbare ruimte. Een tent dient binnen 1 minuut ontruimd te zijn, een openbare plaats in beginsel binnen 8 minuten.

Aandachtspunten zijn:

  • Houd rekening met de posities van nooduitgangen (mensen moeten in principe 2 kanten op kunnen vluchten)
  • Vluchtroutes dienen vrij te zijn van obstakels (zowel binnen als buiten)
  • Houd vluchtroutes zichtbaar (verlicht, aanduiding) en logisch.
  • Werk hoogteverschillen (groter dan 21 cm.) weg.
  • Nooddeuren draaien mee met de vluchtrichting.

Zie ook het Bouwbesluit 2012 (hoofdstuk 6 en 7) en de NEN-norm voor (brand)veiligheid van tenten.

Bereikbaarheid en bluswater

Zorg er voor dat het evenemententerrein altijd bereikbaarheid is voor hulpdiensten. Zie voor meer informatie het thema 'Verkeer en bereikbaarheid'.

Bluswatervoorzieningen zijn voor de brandweer van belang om een incident te kunnen bestrijden. Meestal zijn ondergrondse brandkranen op of rondom het evenemententerrein aanwezig. Open water kan in sommige gevallen ook als bluswatervoorziening worden gebruikt.

Houdt er rekening mee dat:

  • Brandkranen bereikbaar en zichtbaar blijven.
  • Rond een brandkraan 1,80 meter wordt vrij gehouden.
  • Aansluitingen voor droge blusleidingen blijven vrij.

Schenk aandacht aan omliggende gebouwen. Bij grote en/of hoge gebouwen (flats, winkelcentra) is de kans groot dat er droge blusleidingen aanwezig zijn.

Zie ook de handreiking Bluswatervoorziening en Bereikbaarheid.

 

 

Geluid

Algemeen

Evenementen trekken jaarlijks vele bezoekers en zijn voor velen een feestje. Maar er kan bij evenementen ook overlast ontstaan voor omwonenden. Vooral overlast op het gebied van geluid is direct merkbaar voor omwonenden. Om dit zoveel mogelijk te beperken stellen gemeenten voorschriften op. Zo wordt er vaak onderscheid gemaakt in locaties en soms ook in dagen en tijdstippen. Aan deze indicatoren wordt vervolgens een maximaal geluidsniveau gekoppeld. De indicatoren en geluidsniveaus kunnen per gemeente verschillen. Deze maximaal toelaatbare geluidsniveaus kun je bij iedere gemeente terug vinden in haar beleid voor het organiseren van evenementen.

Ook kan het voorkomen dat voor een bepaalde locatie een omgevingsvergunning voor de activiteit milieu is verleend waarin geluidsvoorschriften zijn opgenomen. Dit omdat de locatie een inrichting is in de zin van het Activiteitenbesluit. Een voorbeeld hiervan is Het Rutbeek in Enschede. Het is goed om bij de gemeente waar het evenement wordt georganiseerd na te gaan of er sprake is van een dergelijke vergunning of dat het reguliere evenementenbeleid geldt.

Om het wat duidelijker te maken staan hieronder een aantal voorbeelden.

Muziek is ondersteunend
Er wordt een braderie georganiseerd. Dit is een evenement waar het verkopen van spullen het hoofddoel is en de muziek ondersteunend zal zijn. Hier zal dan ook geen hoog muziekgeluid worden toegestaan maar meer een geluidsniveau voor achtergrondmuziek, 55 dB(A) gemeten op een afstand van 20 meter van de bron.

Muziek speelt de hoofdrol
Op Koningsdag en Bevrijdingsdag vinden er vaak grotere muziekevenementen georganiseerd. Dit zijn juist evenementen waar muziek wel een grote rol speelt. Bij dergelijke muziekevenementen wordt dan ook een hoger geluidsniveau toegestaan. Bijvoorbeeld 90/95 dB(A) gemeten op een afstand van 20 meter van de bron.

Muziek in een inrichting
Om op het voorbeeld van Het Rutbeek in Enschede door te gaan, hier vinden ieder jaar grote muziekfestivals plaats. Omdat Het Rutbeek een inrichting is in de zin van het Activiteitenbesluit gelden hiervoor niet de normen die in het evenementenbeleid zijn opgenomen maar gelden de normen die zijn opgenomen in de omgevingsvergunning. Als referentiepunten gelden hiervoor de omliggende woningen en bijvoorbeeld niet de afstand van 20 meter van de bron. Het geluidsniveau is hierdoor per woning verschillend omdat de afstanden tot de bron ook verschillend zijn.

TIP: vraag bij de gemeente waar je het evenement wilt organiseren na welke normen er gelden voor de locatie. Zo krijg je een goed beeld wat de mogelijkheden zijn en kun je ook inschatten of het evenement al dan niet op de gewenste locatie kan plaatsvinden. Door vooraf deze informatie op te halen, kun je teleurstelling achteraf voorkomen.

Voorkom gehoorschade

Voorkom dat bezoekers worden blootgesteld aan een geluidsniveau hoger dan 103 dB(A). 92,5dB(A) is het gezondheidskundig streefpunt. GGD GHOR Nederland adviseert om bij een gemiddeld geluidsniveau hoger dan 92,5 dB(A) altijd extra maatregelen te treffen om gehoorschade bij uitgaanspubliek te voorkomen of te beperken. Dit advies is gebaseerd op een expert opinion van Nederlandse audiologen, die tevens wordt ondersteund door de Nederlandse Hoorstichting.

  • Scherm de geluidsboxen af tot een afstand van ten minste 2 meter van het publiek. (Het geluidsniveau in dB(A) is Leq gemeten over 15 minuten op 2 m boven de vloer, ter hoogte van hoogst blootgestelde bezoeker.)
  • Meer informatie over de risico’s van gehoorschade, inclusief de effecten per geluidsniveau en blootstellingduur, leest u op de website van de Nationale Hoorstichting: www.hoorstichting.nl.

 

Geneeskundige inzet

Richtlijn aantal EHBO-ers

Bij een evenement waarbij 1 of meer van onderstaande punten van toepassing zijn, moeten EHBO‑ers en een (mobiele) eerstehulppost aanwezig zijn:

  • meer dan 1.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers en/of deelnemers;
  • sportwedstrijd vanaf circa 200 deelnemers, waarbij het draait om snelheid en/of fysieke inspanning;
  • autosport en/of motorsport;
  • verwacht bovenmatig alcohol- en/of middelengebruik.

Ondanks dat deze punten niet altijd van toepassing hoeven te zijn, moet je zelf als organisator altijd de inschatting te maken of het evenement risico's met zich meebrengt die aanwezigheid van hulpverleners en/of een EHBO‑post gewenst maken.

Bij kleine evenementen kan als richtlijn voor het aantal in te zetten EHBO-ers het volgende aangehouden worden:

  • per 1.000 gelijktijdig aanwezige personen dient 1 EHBO-er ingezet te worden, met een minimum van 2.

TIP: denk eventueel tijdens de op- en afbouw van het evenement ook aan de inzet van EHBO-ers.

Voorwaarden EHBO-ers

De EHBO-ers moeten:

  • beschikken over 1 coördinator;
  • werken in koppels (1 = geen);
  • beschikken over de benodigde certificaten en/of verklaringen van bekwaamheid;
    • Basic Life Support (BLS): de reguliere eerstehulpverleners (EHBO-ers). De EHBO-er is in staat generieke basishulp te verlenen zonder specifieke hulpmiddelen;
    • Indien er overmatig alcohol- en/of drugsgebruik wordt verwacht, dient minimaal de helft van de EHBO-ers te beschikken over een aantekening drank en drugs gerelateerde problematiek. Zorg ervoor dat een hulpverlener zonder aantekening wordt vergezeld door een hulpverlener met aantekening;
      TIP: bekijk de folder: Geneeskundige richtlijnen alcohol en drugs bij evenementen;
    • Indien er sprake is van een sportevenement of een grote sportactiviteit, dient minimaal de helft van de EHBO-ers die daarbij aanwezig zijn, te beschikken over een aantekening sportgerelateerde letsels. Zorg ervoor dat een hulpverlener zonder aantekening wordt vergezeld door een hulpverlener met aantekening. Overweeg bij sportevenementen het beschikbaar stellen van gratis drinkwater;
      TIP: bekijk de folder: Geneeskundige richtlijnen (gratis) drinkwater bij evenementen;
    • Indien er sprake is van een wandelevenement, dient minimaal de helft van de EHBO-ers te beschikken over een aantekening wandelgerelateerde letsels. Zorg ervoor dat een hulpverlener zonder aantekening wordt vergezeld door een hulpverlener met aantekening;
    • Indien er sprake is van een kinderevenement of een grote activiteit voor veel kinderen, dient minimaal de helft van de EHBO-ers die daarbij aanwezig zijn, te beschikken over een aantekening voor EHBO bij kinderen. Zorg ervoor dat een hulpverlener zonder aantekening wordt vergezeld door een hulpverlener met aantekening;
      TIP: bekijk de folder: Hygiënerichtlijnen tijdelijke kinderopvang en -activiteiten bij evenementen
  • als zodanig herkenbaar en beschikbaar zijn. Voorkom dat iemand neventaken heeft (bijvoorbeeld de combinatie met beveiliging);
  • beschikken over de juiste materialen. Stem benodigd materiaal af op de specifieke risico’s;
    • De EHBO-ers moeten minimaal de beschikking hebben over een EHBO-koffer met een standaarduitrusting volgens het Oranje Kruis;
  • op de hoogte zijn van de vergunning, m.n. de geneeskundige voorwaarden;
  • goed geïnformeerd/gebriefd en voorbereid zijn m.b.t. het evenemententerrein, scenario’s en gemaakte communicatieafspraken;
  • ingezet worden voor zolang er evenementgerelateerde incidenten kunnen voorkomen;
  • z.s.m. (bij voorkeur binnen vijf minuten na melding) aanwezig kunnen zijn op het gehele evenemententerrein;
    • Denk hierbij aan het flexibel en mobiel inzetten* van de hulpverleners, waarbij er altijd (per portofoon) contact mogelijk is met de coördinator;
    • Denk aan het inzetten van hulpverleners op plekken waar (uit ervaring) de meeste hulpverlening nodig is;
    • Denk aan de signalering en melding bij incidenten, de melding dient z.s.m. terecht te komen bij de geneeskundige hulpverleners;
    • Denk aan uitzichtpunten op het terrein;
  • met de organisatie af stemmen over voorzieningen als een veilige, hygiënische en verlichte werkomgeving, toiletten (bijv. zelfde als voor het personeel), eten en drinken, rustplekken.

*Bij het mobiel inzetten van EHBO-ers kan gedacht worden aan EHBO-ers die surveilleren over een terrein of EHBO-ers die op één plek staan, maar zich wel makkelijk en snel kunnen verplaatsen indien nodig. Bijvoorbeeld lopend of met fiets of motor.

Voorwaarden EHBO-post

Aangeraden wordt om de locatie van de EHBO-post te bepalen o.b.v. waar naar verwachting de meeste hulpverlening nodig is en/of de (centrale) ligging t.o.v. het publiek. Het inrichten van een EHBO-post in een bestaande ruimte (bijvoorbeeld in een leegstaand pand) kan natuurlijk ook.

Een EHBO-post:

  • dient herkenbaar en (met bewegwijzering) makkelijk vindbaar te zijn;
  • is rookvrij en biedt privacy voor diegenen die behandeld moeten worden;
  • is een overdekte en warme (± 20°C) ruimte van circa 5 x 5 meter, bij voorkeur afsluitbaar;
  • heeft een toilet of is gelegen nabij een toilet;
  • heeft een 220 V aansluiting, licht en voldoende (indien mogelijk stromend) water;
  • is toegankelijk voor brancard, ambulance en rolstoelgebruikers;
  • is in principe permanent bezet door een of meerdere EHBO-ers;
    • indien er (tijdelijk) geen EHBO bezetting in de EHBO-post is, denk dan bijvoorbeeld aan bezetting door iemand die de EHBO-ers kan oproepen of aan een briefje op de deur dat ze ‘zo terug’ zijn.
  • bevat een EHBO-koffer met een standaarduitrusting volgens het Oranje Kruis, incl. AED;
  • bevat een plattegrond van het terrein, tafel, stoelen, brancard, communicatiemiddelen, voldoende drinkwater, materialen om te koelen en eventueel spalkmateriaal.

Bijhouden zorgcontacten

Bij grote evenementen vraagt de GHOR om het aantal en soort EHBO-behandelingen en het aantal doorverwijzingen (door de ingezette geneeskundige organisaties) naar bijvoorbeeld de Eerste Hulp bij te houden en te mailen naar evenementenadvisering@ghortwente.nl. Hiervoor is het ‘Onderzoeksformulier letselbeeld’ als leidraad ontwikkeld. De informatie wordt vertrouwelijk behandeld en alleen toegepast om beter in te spelen op de zorgvraag bij evenementen, zodat de geneeskundige adviezen gerichter gegeven kunnen worden. Klik hier voor het Onderzoeksformulier letselbeeld.

 

 

Kamperen / overnachten

Overnachten in niet-logies gebouwen

Voor het overnachten in gebouwen gelden specifieke brandveiligheidsvoorschriften. Je kunt hierbij denken aan een brandmeldinstallatie die slapende personen kan attenderen op brand. Voor gebouwen waar normaliter niet wordt geslapen zijn dergelijke installaties vaak niet aangebracht. Om personen toch veilig te kunnen laten overnachten kan het zijn dat je toch een en ander moet regelen. Vraag desgewenst bij de gemeente om een vooroverleg om de plannen toe te lichten.

Punten die van belang zijn:

  • Controleer op voorhand de geldende gebruiksvergunning van het pand om te bekijken wat de standaard geldende regels voor het gebruik van het pand zijn.
  • Neem op voorhand contact op met de gebouwbeheerder en bespreek de plannen.
  • Zorg voor voldoende vluchtmogelijkheden en geef deze duidelijk aan.
  • Zorg voor toezicht en slaapwachten (inclusief telefoon).
  • Beschrijf in het veiligheidsplan waar er overnacht wordt en welke maatregelen je treft om de veiligheid van de bezoekers te waarborgen.

Tijdelijk kamperen

Voor het kamperen buiten de reguliere kampeerterreinen gelden er specifieke randvoorwaarden. Reden is dat deze terreinen vaak niet zijn ingericht of soms zelfs niet geschikt zijn als kampeerterrein. Uiteraard geldt ook nu dat veiligheid voor bezoekers geborgd moet zijn. Naast de formele voorschriften moet je ook rekening houden met:

  • Een goede bereikbaarheid van het terrein en de kampeermiddelen.
  • Voorkom brandoverslag (houdt onderling 3 meter vrij).
  • Zorg voor blusmiddelen.
  • Wees alert op eventuele droogte van het gebied terrein i.v.m. het risico op brand.
  • Beschrijf in het veiligheidsplan waar er overnacht wordt en welke maatregelen je treft om de veiligheid van de bezoekers te waarborgen. Beschrijf in het veiligheidsplan waar er overnacht wordt en welke maatregelen je treft om de veiligheid van de bezoekers te waarborgen.

Houd er rekening mee dat de brandweer of terreinbeheerder aanvullende eisen kan stellen indien het kamperen plaatsvindt in kwetsbare natuurgebieden waar de kans op natuurbranden mogelijk groter is. Neem desnoods vroegtijdig contact op met betrokken partijen.

TIP: bekijk de handreiking Brandveiligheid kampeerterreinen.

Hygiëne

Voor het overnachten als onderdeel van een evenement zijn richtlijnen opgesteld voor bijvoorbeeld toiletvoorzieningen, maar ook voor als er gekampeerd wordt op een terrein waar gewoonlijk vee graast.

TIP: bekijk de folder voor de hygiënerichtlijnen met betrekking tot overnachten: ‘Hygiënerichtlijnen overnachten bij evenementen’.

 

    Kermis, attracties en speeltoestellen

    Organiseer je een kermis of zet je een attractie of speeltoestel op je evenement neer? Houd dan rekening met de volgende punten:

    • Zorg dat de attractie- en speeltoestellen voldoen aan de gestelde eisen in het warenbesluit Attractie –en Speeltoestellen. De Voedsel en Warenautoriteit is aangewezen als toezichthoudende instantie op de naleving van deze wetgeving. Meer informatie is te vinden op de site van de VWA.
    • Zorg dat er voldoende ruimte is voor de hulpdiensten om de objecten te bereiken en te passeren.

    Meerdaagse evenementen

    Een evenement kan meerdere dagen duren. Als een evenement meerdere dagen aaneengesloten achter elkaar duurt kan dit extra risico's met zich meebrengen.
    Hieronder vind je een aantal aandachtspunten:

    • Zorg voor voldoende aflossing van je personeel. Beveiliging en EHBO'ers zijn ook maar mensen die niet oneindig door kunnen gaan. Zet dit ook duidelijk in je veiligheidsplan.
    • Publiek wat dagen achter elkaar op een evenement aanwezig is kan vatbaarder zijn voor vermoeidheid en gezondheidsklachten. Zeker in het geval als er alcohol wordt gebruikt.

     

    Minder zelfredzamen

    Het organiseren van een evenement met (veel) kinderen, ouderen, minder validen of zieken (minder zelfredzamen) brengt vaak extra risico’s met zich mee. Er zijn dan veel mensen die hulp nodig hebben bij een evacuatie. Mogelijke maatregelen die je dan kan nemen:

    • Zorg voor één op één begeleiding voor de niet zelfredzamen.
    • Indien je geen specifieke kennis hebt van de doelgroep, maak dan gebruik van de kennis van een eventuele overkoepelende organisatie of van gespecialiseerde hulpverleningsinstellingen.
    • Neem evacuatie van de minder zelfredzamen op in een scenario.
    • Als er veel kinderen op je evenement komen: maak afspraken over wat te doen met vermiste kinderen.
    • Bij risicovol weer is het risico op medische problemen bij minder zelfredzamen vaak (nog) groter, zie de richtlijnen in de folder risicovol weer.

    Denk er ook aan dat het maximaal aantal bezoekers op een evenement met mensen in rolstoelen of met rollators lager ligt dan anders.

    Voor een (tijdelijke) kinderopvang en kinderactiviteiten op een evenement is een folder met richtlijnen opgesteld: ‘Hygiënerichtlijnen tijdelijke kinderopvang en -activiteiten bij evenementen’.

    Risicovol weer

    Evenementen tijdens risicovolle weersomstandigheden kunnen verschillende (gezondheids)risico’s opleveren. Hitte kan bijvoorbeeld zorgen voor uitdroging of een zonnesteek. In erge gevallen kan zelfs een hitteberoerte optreden, dat tot sterfte kan leiden als niet tijdig wordt ingegrepen. En koud weer of neerslag kan bijvoorbeeld voor onderkoeling zorgen. De folder 'Geneeskundige richtlijnen risicovol weer bij evenementen’ geeft advies over hoe je je kan voorbereiden en als het zover is welke maatregelen dan genomen kunnen worden.

    Naast specifieke geneeskundige richtlijnen zijn er ook andere maatregelen te treffen. Zorg er in ieder geval voor dat je:

    • nadenkt over of het weer voor jou evenement een risico kan zijn. Is dit het geval beschrijf dan het risico en de maatregelen die je treft in het veiligheidsplan.
    • het weer voorafgaande en tijdens het evenement in de gaten houdt. Dit kun je zelf doen als het weer niet veel risico's voor jou evenement kan opleveren, maar je kunt dit ook door een meteo instituut laten doen. Dit kan tegenwoordig voor een relatief klein bedrag en dan heb je een deskundig advies specifiek voor je evenement. 

    Kijk voor meer tips het document risicovol weer.

    Sanitaire voorzieningen

    Op elk evenement moeten voldoende sanitaire voorzieningen aanwezig zijn. Hierbij kun je denken aan toiletten, maar het kan ook gaan om douche- en wasgelegenheden. Waar je dan aan moet denken vind je in de folder: ‘Hygiënerichtlijnen sanitaire voorzieningen bij evenementen’.

     

    Scenario's

    Een scenario kun je zien als een ongewenste gebeurtenis. Welke scenario's op jou evenement van toepassing zijn is afhankelijk van de risico’s. Voordat je dus aan je scenario uitwerking kunt beginnen moet je dus een risico-inventarisatie doen. Hoe je dit doet lees je hier. Op de pagina Veiligheidsplan vind je nog meer informatie. Nadat je de risico-inventarisatie gedaan hebt ga je de scenario’s uitwerken voor de risico’s die op jou evenement het meest van toepassing zijn. Hieronder vind je een aantal aandachtspunten waar je rekening mee moet houden bij het uitwerking van een scenario:

    • Benoem duidelijk welk scenario het is.
    • Zorg voor een zo concrete en bondig mogelijke uitwerking. TIP: gebruik een stroom- of blokkenschema.
    • Begin je scenario door te benoemen wie (bijvoorbeeld het publiek, beveiliging of pleinhoofd) de ongewenste gebeurtenis signaleert.
    • Zorg er voor dat als je bepaalde mensen een taak toebedeeld de functienamen overeenkomen met de praktijk en met de namen uit je communicatieschema.
    • Zorg er voor dat de acties logisch zijn, ook in volgorde. Blijf bijvoorbeeld bij een onwelwording niet wachten op de ambulance, maar probeer zelf al te handelen.
    • Zorg er voor dat de mensen die een taak hebben dit weten en het scenario kennen.

    Voorbeelden van scenario's vind je in het voorbeeld veiligheidsplan. Je mag deze gerust gebruiken, maar zorg er wel voor dat deze overeenkomen met jou evenement.

    Sport

    Sportevenementen brengen specifieke risico’s met zich mee, denk aan de fysieke inspanning die deelnemers leveren waardoor bijvoorbeeld blessures en onwelwordingen reële risico’s zijn. De getraindheid van de deelnemers met die sport, maar ook factoren als soort sport (bijv. auto- of motorsport) en het weer spelen een rol bij de risico inschatting. Gelukkig zijn er meerdere sportbonden (zie de lijst onderaan deze pagina), die daar ook al over hebben nagedacht en reglementen hebben opgesteld om de risico’s te beperken.

    In het ‘Standaardadvies Publieke gezondheid voor evenementen’ staan enkele algemene richtlijnen die van toepassing zijn bij sportwedstrijden. Voor schaatstochten zijn er specifieke geneeskundige richtlijnen, aanvullend op het standaardadvies en de folder risicovol weer.

    Hieronder vind je nog een aantal punten waar je bij sportevenementen rekening mee kunt houden:

    • Neem in het reglement op dat de medische organisatie een deelnemer uit de wedstrijd mag halen op grond van medische overwegingen.
    • Bij bepaalde sporten, maar bijvoorbeeld ook bij carnaval , dient er aandacht te zijn voor waar de bezoekers/toeschouwers/het publiek gaat staan, dit mag logischerwijs niet op gevaarlijke locaties. Hieronder een aantal tips:
      • Indien er sprake is van een route: houd de route vrij van bezoekers. Denk aan:
        • toezicht op de route;
        • waarschuwingsborden;
        • het fysiek afzetten van de route (met doorsteekpunten waar toezicht op is).
      • Het is belangrijk dat er strikte maatregelen zijn en gehandhaafd worden om te voorkomen dat toeschouwers zich op gevaarlijke locaties bevinden.
      • Denk aan eventuele informatievoorzieningen richting het publiek, vooraf en tijdens het evenement.

    Sport

    Sportbond (link naar site door op de bond te klikken)

    Autosport

    KNAF

    Basketball

    NBB 

    Boksen

    Nederlands Boksbond

    Duiksport

    NOB

    Golfsport

    NGF

    Hardlopen/atletiek

    IAAF/Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie

    Hockey

    KNHB

    Honkbal/Softbal

    KNBSB

    Judo

    Judo Bond Nederland

    Krachtsport en Fitness

    Krachtsport NL

    Modelvliegen

    KNVvL

    Motorsport

    KNMV

    Paardensport

    KNHS

    Roeien/vaarsport

    Watersportverbond

    Rugby

    NRB

    Schaatsen

    KNSB

    Schietsport

    KNSA

    Taekwondo

    TBN

    Tennis

    KNLTB

    Triathlon

    NTB

    Voetbal

    KNVB

    Volleybal

    NeVoBo

    Wielersport

    KNWU

    Zwemsport

    KNZB

     

    Tatoeages / piercings / permanenten make up

    Wist je dat je voor tatoeëren, piercen en permanente make-up bij evenementen 2 maanden voor aanvang van het evenement vrijstelling moet aanvragen bij GGD Twente? Dit moet met het meldingsformulier “evenementen waar getatoeëerd en gepiercet wordt”. Deze staat op de website van het RIVM. In de folder

    TIP: bekijk de folder ‘Hygiënerichtlijnen tatoeëren, piercen en pmu bij evenementen’ voor meer informatie.

    Tekeningen

    Overzichtstekening

    Een overzichtstekening geeft een beeld van (de inrichting van) het evenemententerrein. Alle objecten ((bijv. kassa's of eetkramen) die je gaat plaatsen, brandblussers, EHBO-post, calamiteitenroute zet je hier op. Deze tekening is belangrijk voor de gemeente en hulpdiensten om eventuele risico's te kunnen signaleren en om te weten waar ze naar toe moeten als er wat misgaat. Hieronder vind je een overzicht met alle punten waar een goede overzichtstekening aan moet voldoen.

    Een overzichtstekening is een:

    Op schaal gemaakte situatietekening van de locatie waarop het evenement plaatsvindt, met daarop (indien van toepassing):

    • De locatie waar diverse activiteiten plaatsvinden (bijvoorbeeld bij volksfeesten met diverse activiteiten).
    • De locatie van de tent(en).
    • De calamiteitenroute, aanrijroutes, de omgeving zoals (afgesloten) wegen, eenrichtingsverkeer, locatie van de verkeersregelaars, sloten, brandkranen, hekwerken, vrij te houden opstelplaats taxi’s, parkeerterrein, doorsteekpunten in geval van routes voor hulpdiensten en overnamepunten voor hulpdiensten.
    • Locatie(s) van: aggregaten, lichtmasten en/of openbare verlichting, vluchtwegaanduiding, (nood)uitgang(en) van afgesloten terrein, heaters, brandstofopslag, bak- en braadinrichtingen, voertuigen, kramen, attracties, EHBO-posten, sanitaire voorzieningen.

    TIP: bekijk deze voorbeeldtekening om een beeld te krijgen van een duidelijke overzichtstekening.

    Tenttekening

    Wil je weten waar een goede tekening aan moet voldoen? Klik hier.
    TIP: bekijk deze voorbeeldtekening om een beeld te krijgen van een duidelijke tenttekening.

    Wil je weten hoe je een capaciteitsberekening kunt maken om te bepalen hoeveel mensen er in de tent mogen? Klik hier.

    Verkeer en bereikbaarheid

    Verkeer

    Je evenement kan van invloed op het verkeer. Misschien wil je een weg afsluiten of ga je verkeersregelaars inzetten. Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee moet houden als het gaat om verkeer.

    Gebruik maken van wegen

    Moeten er straten en/of wegen worden afgesloten dan heb je hiervoor toestemming nodig van de wegbeheerder. Dit kan de gemeente zijn, maar ook de Provincie. Sommige gemeenten nemen een verkeersbesluit om wegen te kunnen afsluiten. Als je t.b.v. je evenement een provinciale weg af wilt sluiten dan heb je naast een evenementenvergunning van de gemeente ook een ontheffing van de Provincie nodig. Voor een evenement in Overijssel kun je dat hier aanvragen.

    Verkeersregelaars

    De evenementenverkeersregelaar is een verkeersregelaar die specifiek voor evenementen wordt ingezet, en eenvoudige aanwijzingen mag geven zoals het stopteken en het oprijteken. De evenementenverkeersregelaar is een vrijwilliger die een eenmalige instructie moet volgen om bevoegd te zijn in haar of zijn gemeente. Deze bevoegdheid kan zijn voor een enkel evenement dat een of meer aaneengesloten dagen plaatsvindt. Verder bestaat er de evenementenverkeersregelaar voor bepaalde tijd (1 jaar) die een aanstellingspas ontvangt bij het met goed gevolg afronden van de e-learningsinstructie. Kijk voor meer informatie op www.verkeersregelaarsexamen.nl (SVNL).

    Daarnaast kun je ook beroepsregelaars via een verkeersbureau inhuren. Deze personen moeten dan wel, in verband met de verzekering, het verkeer regelen uit naam van het verkeersbureau en specifiek voor het evenement.

    TIP: geef op de overzichtstekening aan waar de verkeersregelaars komen te staan.

    Verkeersplan

    Wil je weten waar een verkeersplan aan moet voldoen? Klik dan hier voor een toelichting.

    Bereikbaarheid

    De bereikbaarheid van het evenemententerrein is van groot belang voor de hulpdiensten om in geval van een incident op te kunnen treden. Als de bereikbaarheid van het evenement niet geborgd is kan de incidentbestrijding moeizaam op gang komen waardoor de kans op escalatie (bijvoorbeeld branduitbreiding) groot is.

    Onderstaande praktische handvaten kunnen helpen:

    • De minimale doorrij-breedte voor hulpdiensten is 3,5 meter.
    • De minimale vrije doorrijhoogte voor hulpdiensten is 4,2 meter.
    • Houd voldoende ruimte in de bochten voor brandweervoertuigen, let daarbij ook op luifels of andere obstakels in de weg.
    • Leg rijplaten neer wanneer er sprake is van een zachte ondergrond, zodat de voertuigen zich niet vastrijden.
    • Als een straat moet worden geblokkeerd, gebeurt dit in overleg (voorkomen is beter).
    • Objecten zijn tot minimaal 40 meter benaderbaar voor brandweervoertuigen.
    • Afsluitingen moet snel weggehaald kunnen worden of er moet iemand (hekbewaarder) bij staan.
    • Uitgangen en nooduitgangen van winkels, cafés en dergelijke moeten vrij blijven.

    Kijk hierbij goed naar de omgeving en het gebied en leef je hierbij in in de situatie en het scenario, bijvoorbeeld een brand op het evenement.

    Zie ook de handreiking Bluswatervoorziening en Bereikbaarheid.

    Water

    Als onderdeel van het evenement

    Tijdens evenementen kunnen er activiteiten op en in het water plaatsvinden. Je kunt hierbij denken aan een Nieuwjaarsduik, zwemtochten in kanalen of survival evenementen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van zwembaden of natuurwater. Er zijn hygiënemaatregelen beschreven om zoveel mogelijk te voorkomen dat door gebruik te maken van tijdelijke (zwem)watervoorzieningen gezondheidsklachten optreden: ‘Hygiënerichtlijnen (tijdelijke) zwemwatervoorzieningen bij evenementen’.

    T.b.v. eventuele wateroppervlakteredding is bij activiteiten op het water toezicht gewenst van de reddingsbrigade (of een ander gekwalificeerd bedrijf of instelling). Zij moeten over faciliteiten waarmee een te water geraakt persoon gered kan worden.

    Niet als onderdeel van het evenement

    Je kan ook te maken krijgen met water wat niet bedoeld is als onderdeel van het evenement, maar wat wel op het evenemententerrein ligt, zoals bijvoorbeeld een vijver. Neem dan maatregelen om te voorkomen dat personen in het water terechtkomen. Denk aan: toezicht op het water, waarschuwingsborden en/of het fysiek afzetten van water.

    Alcohol en drugs

    Houd bij water op het terrein extra rekening met mensen die onder invloed van alcohol en/of drugs het water in willen of die zich dichtbij het water bevinden, zie de richtlijnen in de folder: ‘Geneeskundige richtlijnen alcohol- en drugsgebruik bij evenementen’.

    Informatie over water als in drinken, vind je onder het thema ‘Eten en drinken’.

     

     

    Standaard staan alle thema's aangevinkt, indien een bepaald thema niet van toepassing is bij jouw evenement kun je deze uitvinken. Druk op de knop 'Toon uitgebreide informatie' om een overzicht van de geselecteerde thema's te laten zien. Je kunt de thema's ook per stuk bekijken door op de knop 'Lees meer over dit onderwerp' te klikken.

    Toon gekozen thema's

    Veiligheidsregio Twente is een samenwerkingsverband van de gezamenlijke hulpdiensten en de Twentse gemeenten.

    Wij vinden het belangrijk dat inwoners van Twente zich voldoende voorbereiden op eventuele calamiteiten.